O Sistema de Gerenciamento de Qualidade (SGQ) é a espinha dorsal de qualquer organização que se esforça para fornecer produtos ou serviços de qualidade de forma consistente. Consiste em processos inter-relacionados que trabalham em conjunto para atender às exigências dos clientes e atingir objetivos organizacionais. Entretanto, mesmo o SGQ mais robusto pode às vezes enfrentar não conformidades, o que pode levar à insatisfação do cliente, recall de produtos, ou mesmo consequências legais.

Você sabe o que são não conformidades e como elas podem afetar a qualidade dos processos e produtos da sua empresa? Neste artigo, vamos explicar o conceito de não conformidade, como identificá-las e quais as melhores estratégias para tratá-las em seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

O que é uma não conformidade?

Uma não conformidade é uma falha ou desvio nos processos ou produtos da sua empresa que não atendem aos requisitos definidos pela norma ISO 9001 ou pelo SGQ da sua organização. Esses requisitos podem ser legais, regulamentares, contratuais ou internos.

As não conformidades podem ocorrer por diversos motivos, como falta de treinamento dos colaboradores, falhas nos equipamentos, erros humanos, mudanças nos processos ou no mercado, entre outros.

Por que ocorrem não conformidades no Sistema de Gestão de Qualidade?

Não conformidades podem ocorrer em qualquer aspecto do SGQ, tais como projeto, produção, testes ou entrega. Algumas das razões comuns para não conformidades no SGQ são:

Erro humano

O erro humano é uma das principais causas de não conformidades no SGQ. Ele pode ocorrer devido à falta de treinamento, supervisão inadequada ou falta de comunicação. Por exemplo, um trabalhador pode esquecer de seguir uma etapa crítica no processo de fabricação, resultando em um produto defeituoso.

Mau funcionamento do equipamento

O mau funcionamento do equipamento também pode causar não conformidades no SGQ. Pode acontecer devido ao desgaste, falta de manutenção ou falha na calibração. Por exemplo, um instrumento de medição que não é calibrado corretamente pode fornecer leituras imprecisas, levando a especificações incorretas do produto.

Procedimentos inadequados

Os procedimentos inadequados também podem levar a não conformidades. Isso pode acontecer devido a procedimentos desatualizados, instruções pouco claras, ou falta de padronização. Por exemplo, um procedimento que não especifica as tolerâncias exigidas para um produto pode levar a uma qualidade inconsistente.

Tipos de não conformidades

As não conformidades podem ser classificadas em dois tipos: menores e maiores.

Não conformidades menores

Não conformidades menores são desvios de processos ou procedimentos estabelecidos que não afetam significativamente a qualidade do produto ou serviço. São geralmente fáceis de corrigir e não requerem investigação extensiva. Exemplos de não conformidades menores são uma palavra mal escrita em um documento ou um desvio menor de um procedimento.

Não conformidades maiores

As principais não conformidades são desvios dos processos ou procedimentos estabelecidos que afetam significativamente a qualidade do produto ou serviço. Elas exigem ação imediata para evitar ocorrências posteriores e investigar a causa raiz. Exemplos de não conformidades maiores são uma etapa crítica no processo de fabricação que está sendo pulada, resultando em um produto defeituoso, ou uma característica de segurança que não funciona como pretendido.

Importância de tratar não conformidades no Sistema de Gestão de Qualidade

Lidar com não conformidades no SGQ é essencial por várias razões, como por exemplo:

Atender às exigências do cliente

Um dos principais objetivos de um SGQ é atender às exigências dos clientes de forma consistente. Não conformidades podem levar à insatisfação do cliente, o que pode resultar em perda de negócios e danos à reputação da organização.

Atender às exigências regulatórias

Muitos setores da economia têm exigências regulatórias que as organizações devem cumprir. As não conformidades podem levar a não conformidade regulamentar, resultando em conseqüências legais.

Melhoria contínua

Um SGQ é um processo de melhoria contínua que visa melhorar o desempenho da organização. As não conformidades oferecem oportunidades de melhoria através da identificação de áreas para ações corretivas e preventivas.

Como identificar uma não conformidade?

Para identificar uma não conformidade em seu SGQ, é preciso ter um sistema de monitoramento e avaliação dos processos e produtos da sua empresa. Esse sistema pode envolver ferramentas como auditorias internas e externas, inspeções de qualidade, indicadores de desempenho, pesquisas de satisfação dos clientes etc.

Quando uma falha ou desvio é detectado em algum processo ou produto da sua empresa, é preciso registrar essa informação em um documento chamado Relatório de Não Conformidades (RNC). Esse documento deve conter os seguintes dados:

• A descrição detalhada da não conformidade;
• A classificação do tipo de não conformidade (maior ou menor);
• A localização e data da ocorrência;
• O responsável pela detecção;
• O responsável pela correção;
• As evidências que comprovam a existência da falha;
• As possíveis causas e consequências da falha.

O RNC é uma ferramenta importante para controlar e garantir a qualidade dos processos e produtos da sua empresa. Ele permite identificar os pontos fracos do seu SGQ e tomar as medidas necessárias para evitar que as mesmas falhas se repitam no futuro.

Estratégias para tratar não conformidades – Ações corretivas e preventivas

Tratar uma não conformidade significa eliminar as causas que originaram a falha nos processos ou produtos da sua empresa. As ações corretivas e preventivas (Corrective and Preventive Action – CAPA) são as principais estratégias para tratar não conformidades no SGQ.

Ações corretivas

As ações corretivas visam corrigir a não conformidade imediata e prevenir sua recorrência. Envolve identificar a causa raiz da não conformidade, tomar medidas corretivas e verificar a eficácia da ação. Algumas das ações corretivas comuns são:

• Reabastecer o produto defeituoso
• Retreinamento do trabalhador que cometeu o erro
• Revisão do procedimento para evitar a recorrência

Ações preventivas

As ações preventivas visam prevenir a ocorrência de não conformidades no futuro. Envolve a identificação de potenciais não conformidades, a avaliação de seus riscos e a tomada de medidas preventivas. Algumas das ações preventivas comuns são:

• Atualização do equipamento para evitar mau funcionamento
• Revisão e revisão do procedimento para evitar desvios
• Fornecer treinamento adicional aos trabalhadores para evitar erros

Implementando Ações Corretivas e Preventivas no Sistema de Gestão da Qualidade

A implementação do CAPA no SGQ requer uma abordagem sistemática que envolve os seguintes passos:

Identificando a não conformidade

O primeiro passo na implementação do CAPA é identificar a não conformidade. Ela envolve a coleta de dados, a revisão de registros e a análise do problema para determinar a causa raiz.

Tomar medidas corretivas ou preventivas

Uma vez identificada a não conformidade, o próximo passo é tomar medidas corretivas ou preventivas. Isso envolve o desenvolvimento de um plano de ação, a implementação do plano e a verificação da eficácia da ação.

Documentando a ação tomada

É essencial documentar a ação tomada para resolver a não conformidade. Ele fornece provas de conformidade e ajuda a rastrear a eficácia da ação tomada.

Revendo a eficácia da ação tomada

O passo final na implementação do CAPA é a revisão da eficácia das medidas tomadas. Ela envolve a coleta de dados, a análise dos resultados e a determinação se a não conformidade foi tratada adequadamente.

Medindo a Eficácia das Ações Corretivas e Preventivas

A medição da eficácia do CAPA é essencial para garantir que as não conformidades não se repitam. Alguns dos métodos comuns para medir a eficácia do CAPA são:

Análise de tendências

A análise de tendências envolve o rastreamento da ocorrência de não conformidades ao longo do tempo. Ela ajuda na identificação de padrões e tendências, tais como se as não conformidades estão aumentando ou diminuindo.

Análise da causa raiz

A análise da causa raiz envolve a identificação da causa subjacente da não conformidade. Ela ajuda a determinar se a ação tomada foi eficaz na abordagem da causa raiz.

Auditoria

As auditorias envolvem a revisão do SGQ para garantir que as ações corretivas e preventivas tenham sido implementadas de forma eficaz. Ele ajuda na identificação de lacunas e áreas para melhoria.

Ferramentas e técnicas para identificar e tratar não conformidades no Sistema de Gestão da Qualidade

Várias ferramentas e técnicas podem ser usadas para identificar e tratar não conformidades no SGQ, como por exemplo:

Controle estatístico do processo

O controle estatístico do processo envolve o uso de técnicas estatísticas para monitorar e controlar o QMS. Ele ajuda na identificação de não conformidades e na tomada de ações corretivas e preventivas.

Modo de falha e análise de efeitos

O modo de falha e análise de efeitos (FMEA) é uma abordagem sistemática para identificar os modos de falha em potencial e seus efeitos. Ela ajuda na tomada de ações preventivas para evitar não conformidades.

Análise da causa raiz

A análise da causa raiz envolve a identificação da causa subjacente das não conformidades. Ela ajuda no desenvolvimento de ações corretivas e preventivas eficazes.

Por que tratar uma não conformidade?

Tratar uma não conformidade é fundamental para garantir a qualidade dos processos e produtos da sua empresa e aumentar a satisfação dos seus clientes. Além disso, tratar uma não conformidade traz outros benefícios para o seu negócio, como:

• Evitar multas, penalidades ou perda de certificações por descumprimento dos requisitos legais, regulamentares ou contratuais;
• Reduzir custos com retrabalho, desperdício ou devolução de produtos defeituosos;
• Aumentar a produtividade e a eficiência dos processos;
• Melhorar o clima organizacional e o engajamento dos colaboradores;
• Fortalecer a imagem e a reputação da sua empresa no mercado.

Conclusão: Importância de abordar proativamente as Não conformidades no Sistema de Gestão da Qualidade

Como você viu neste artigo, tratar uma não conformidade é um processo que envolve várias etapas e ferramentas. Para realizar esse processo com sucesso, é preciso ter um SGQ bem estruturado e alinhado com os objetivos estratégicos da sua empresa.

As não conformidades no SGQ podem ter conseqüências graves para uma organização, tais como insatisfação do cliente, recall de produtos ou conseqüências legais. Portanto, é essencial abordar as não conformidades de forma proativa, implementando ações corretivas e preventivas. Usando as ferramentas e técnicas mencionadas neste artigo, as organizações podem melhorar a eficácia de seu SGQ e alcançar seus objetivos de forma consistente.